Documentar un sistema de gestión con el objetivo de lograr la certificación ISO 9001:2015 implica contar con lo siguiente que, aunque no obligatorio, si es altamente recomendable:
- Un ejemplar autorizado y vigente de la norma ISO 9001:2015.
- Un manual de calidad.
- Procedimientos de las actividades definidas en el manual (procedimientos estándar PS´s).
- Procedimientos de las actividades críticas específicas del proceso medular (procedimientos específicos PE´s).
- Registros.
La estructura documental de un sistema de gestión basado en la norma ISO 9001:2015 debiera ser de la siguiente manera:
Se recomienda que la organización adquiera un original o una copia controlada de la norma para evidenciar que lo que se hace, cumple con lo que marca la misma.
- Manual de calidad
Es también llamado Manual de gestión de calidad y debiera ser una interpretación que la organización, usando su propio lenguaje técnico, le da a la norma. El manual de calidad es un manual de políticas, es decir, un compendio de actividades a realizar y de responsables de ejecutarlas, sin describir la manera de hacerlo.
- Procedimientos estándar (PS´s)
Son descripciones detalladas de la manera de llevar a cabo aquellas actividades definidas en la norma ISO 9001:2015 y en el manual de calidad correspondientes a los procesos de soporte (procesos no medulares de la organización). La organización tiene el derecho de decidir cuales procedimientos estándar documenta y cuales no.
- Procedimientos específicos (PS´s)
Son descripciones detalladas de la manera de llevar a cabo aquellas actividades críticas (actividades que en caso de desarrollarse de manera inadecuada pueden poner en peligro el producto, el servicio ó dañar a alguna de las partes interesadas) y correspondientes al proceso medular de la organización). La organización tiene el derecho de decidir cuales procedimientos específicos documenta y cuales no.
- Registros
Son las evidencias que lo descrito en la norma, manual de calidad y procedimientos se llevó a cabo.
Por lo anterior se sugiere que para cumplir con los lineamientos de la norma ISO 9001:2015 citados con anterioridad, la organización documente su sistema de gestión de la manera en que considere pertinente y que con base en ello capacite a su personal.
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