Existen 4 tipos de documentos a los que la norma ISO 9001:2015 se refiere:
- Documentos externos.
Los documentos externos son las leyes, reglamentos y/o normas establecidos por la autoridad, así como las especificaciones, planos, dibujos, etc. establecidos por el cliente.
- Políticas.
Las políticas son las actividades definidas por los niveles jerárquicos mas altos de la organización para que sean realizadas por los empleados de la misma. Las políticas definen qué se debe hacer y quién lo debe hacer para cumplir con los lineamientos de la norma ISO 9001:2015.
- Procedimientos y/o instructivos.
Los procedimientos y/o instructivos son las descripciones detalladas de la forma de realizar las actividades definidas en las políticas. Los procedimientos y/o instructivos describen cómo se deben realizar las actividades críticas del sistema de gestión de calidad.
- Registros.
Los registros son las evidencias de que las actividades definidas en las políticas y descritas en los procedimientos e instructivos se llevaron a cabo. Los registros son la demostración de que se hizo lo que se debía hacer para cumplir con los lineamientos de la norma ISO 9001:2015.
La norma ISO 9001:2015 indica claramente en su apartado 7 que todos los documentos, incluido los registros deben controlarse.
Pero ¿Qué significa controlar los documentos?
Los documentos de un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001:2015 son como seres vivos: nacen, crecen, se desarrollan y mueren y por tanto es indispensable su control a fin de asegurar que:
- Siempre estarán disponibles para su consulta en los puntos de uso
- Estarán disponibles únicamente para el personal que los requiera consultar y
- Que bajo ninguna circunstancia hayan documentos obsoletos en circulación.
Controlar los documentos del sistema de gestión de calidad de conformidad con la norma ISO 9001:2015 significa realizar las actividades siguientes:
a) Tener identificados cuales son los documentos que se usan el sistema de gestión de calidad.
b) Contar con los ejemplares vigentes de dichos documentos ya sea en formato impreso ó en formato digital.
c) Tener identificado el nivel de revisión o fecha de emisión de cada uno de los documentos indicados en el inciso a) para saber si se cuenta con la versión vigente o no.
d) Tener identificado qué personas o sitios tienen cada uno de los documentos con el objetivo de reemplazarlos cuando dejen de ser vigentes.
e) “Secuestrar” los documentos obsoletos para evitar que puedan llegar a ser consultados.
Por lo anterior se sugiere que para cumplir con los lineamientos de la norma ISO 9001:2015 citados con anterioridad, la organización controle todos los documentos del sistema de gestión de la calidad.
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