La planeación
Dentro de los instrumentos empleados para la administración de las organizaciones y la calidad de las mismas, existe una herramienta de uso directivo y gerencial que le permita a la empresa, establecer planes de corto, mediano y largo plazo, esquematizados y sustentados en bases sólidas derivadas de la reflexión, compromiso y motivación de los miembros que conforman la organización, es la planeación.
¿Cuándo es el mejor momento para emplear esta herramienta?
En el momento en el que la organización decida establecerse propósitos claros, alcanzables y rentables que posicionen a la organización, en el lugar que la dirección concibió, desde su conformación.
Primeros pasos
Como primeros pasos para la conformación de un plan estratégico, la organización deberá situarse en el momento económico interno y externo en el que se encuentra, determinar los equipos de trabajo que conformaran los diferentes niveles donde se implementará el plan estratégico así como definir los mecanismos documentados necesarios que permitirán convertir esta actividad en un sistema de trabajo mejorable de forma continua (como un sistema de calidad).
En la estructuración de la planeación estratégica, la organización en su conjunto iniciará los trabajos de análisis a profundidad del entorno microeconómico y macroeconómico en el que se desempeña la organización, poniendo especial atención a los retos sectoriales y complejidades de su principal mercado. En aras de determinar una situación actual y real de la organización.
Una vez que la organización alcance un nivel de conciencia sobre su entorno, su mercado, sus fortalezas, sus debilidades, sus amenazas y oportunidades tienen un marco para la conformación de la primera fase de este proceso, la planeación.
Planeación
Planeación, está a cargo de la alta dirección y del grupo de control de la organización, es donde se determina el rumbo de la organización, se avala y evalúa el que hacer y desempeño de la organización y es donde se establece el marco de referencia para el comportamiento al interior de la empresa.
Principales aspectos determinados en el nivel de planeación, son:
El establecimiento del compromiso diario de todos los miembros que conforman a la organización; “La Misión de la empresa”.
El establecimiento de un código de comportamiento y estándares de ética que deberá acompañar a cada trabajador dentro de la organización; “Los Valores”.
Con una meta clara y que deberá de convertirse en el motor de acción de todas las áreas que conforman a la organización “La Visión de empresa”. Esta última es el marco de referencia para valorar si un plan estratégico es efectivo o no.
Qué tan lejos o qué tan cerca la organización se encuentre de la visión es resultados de la eficacia de las estrategias implementadas.
En el nivel de planeación, es donde la dirección de la empresa, determina los que serán los objetivos principales o estratégicos de la organización (los cuales pueden ser cualitativo y/o cuantitativos) que, de llegarse a cumplir, cada uno de ellos acercarían a la organización a alcanzar la “visión de la empresa”.
Estructuración del quehacer organizacional
La segunda fase de la planeación estratégica está caracterizada por la estructuración del quehacer organizacional, enfocado en las directrices marcadas desde el nivel planeación. Esté que es el nivel de la táctica, es donde se definen, las formas y estructuras bajo las cuales trabajará la organización, este nivel es el puente entre la planeación y ejecución de la estrategia, es donde los miembros designados crearan y definirán la estructura que seguirán las áreas para su integración.
Conformaran los procesos y definirán los procedimientos necesarios que enfocados en los más altos objetivos de la empresa, contribuirán a alcanzar las metas. Es en el nivel Táctico donde se monitoreará y determinará los planes para la corrección del desempeño de las áreas, en donde se generaran los análisis de impacto y avance que presente cada plan y principalmente donde se generan las estrategias.
El nivel táctico de la planeación estratégica se caracteriza por la definición de funciones que desempeñaran las áreas, e establecimiento de indicadores alineados a los objetivos generales de la organización, el establecimiento de planes de trabajo y la asignación de los recursos financieros y humanos, necesarios para que funcionen los planes de trabajo.
Sin duda el nivel donde más impacta el plan estratégico, es el nivel de operación. En este es donde se ejecutan los planes de trabajo, es donde se trabaja para mantener los estándares de operación al nivel que lo determina la táctica. Es el encargado de reportar errores y fallas en los planes y estrategias. Es donde la planeación adquiere el sentido real.
La parte operativa del plan estratégico se caracteriza por la ejecución en tiempo de los planes de trabajo, el reporteo de avance de cada estrategia.
A medida que una estrategia rinde los efectos planeados, es en al área operativa donde quedan las memorias de las mejores prácticas de trabajo. Institucionalizar estas prácticas se convierte en la práctica diaria del nivel operativo.
Del resultado de la acción e interacción de los diferentes niveles en la planeación estratégica, se conforma un reporte general, donde de forma concreta se indicará el estado que guarda cada plan o estrategia diseñada para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. La valoración de la información que se deriva de los planes y las metas, será contrastada con el nivel de avance de la organización en relación a la visión de la empresa.
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Econ. Juan Carlos Castro
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