Un sistema de gestión basado en la norma ISO 9001:2015 debe pasar por 3 fases:
- Fase de documentación (Elaboración de los documentos).
- Fase de implementación (Ejecución de los procedimientos y generación de los registros).
- Fase de verificación (Realización de las auditorías).
Existen 2 tipos de documentos en un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001:2015:
- Procedimientos
- Registros
Los procedimientos son descripciones de la mecánica a seguir para ejecutar las actividades propias del sistema mientras que los registros son las evidencias de que se ejecutaron los procedimientos.
Existen en términos generales 2 tipos de procedimientos:
- Procedimientos estándar.
- procedimientos específicos.
Los procedimientos estándar son los que prácticamente tienen todas las organizaciones que se buscan certificar en la norma ISO 9001:2015 y son ejemplos de ellos el procedimiento de reclutamiento y selección, el procedimiento de compras, el procedimiento de capacitación, etc.
Los procedimientos específicos son aquellos que contienen la información propiedad de la organización (en inglés “know how”).
Todas las organizaciones tienen el derecho de redactar tantos procedimientos específicos como consideren pertinentes, sin embargo lo que se recomienda es que solamente se documenten aquellos que describen las actividades críticas que realiza la misma, entendiéndose por actividad crítica, toda aquella actividad que en caso de desempeñarse de manera inadecuada puede poner en peligro la relación con alguna de las partes interesadas.
Por lo anterior se sugiere que para cumplir con los lineamientos de la norma ISO 9001:2015 citados con anterioridad, la organización cuente con todos aquellos procedimientos que considere necesarios para describir con lujo de detalle las actividades críticas y que los utilice para capacitar al personal de nuevo ingreso.
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